TUGAS
PENANGANAN DAN PEMELIRAHAAN
DOKUMEN
PENYUSUN :
BUDI IRFANSYAH
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TARAKAN
KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN AJARAN 2017/2018
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT
yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, saya panjatkan puja dan puji syukur
atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, dan hidayah-Nya kepada kami,
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas PENANGANAN
DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN.
Makalah ini telah saya susun
dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat
memperlancar pembuatan tugas ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan tugas ini.
Terlepas dari semua itu, Kami
menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat
maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima
segala saran dan kritik dari pembaca sebagai bahan penyempurnaan dalam makalah
ini.
Akhir kata kami berharap semoga
tugas ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi pembaca.
Tarakan, 6 September
2017
Penyusun,
Budi
Irfansyah
DAFTAR ISI
HALAMAN
JUDUL .............................................................................. i
KATA
PENGANTAR ............................................................................. ii
DAFTAR ISI ........................................................................................... iii
A. Penanganan
Dan Pemeliharaan Dokumen....................................... 1
B. Manfaat
Pengelolaan Dokumen........................................................ 2
C. Prosedur Pengelolaan Tata Naskah
Kepegawaian............................ 5
D. Jenis-Jenis Arsip Kepegawaian.......................................................... 7
DAFTAR PUSTAKA........................................................................ 12
A. PENANGANAN DAN PEMELILHARAAN DOKUMEN
ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dgn perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat – surat
keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang,
disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan
dan dipergunakan apabila diperlukan.
DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan dibidang
Kepegawaian yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.
TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan
pemeliharaan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan
pejabat berwenang yang disusun secara teratur, tertib dan terus menerus dalam
media yang ditetapkan.
JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3,
yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA,
merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara
di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah.
B. MANFAAT PENGELOLAAN DOKUMEN
Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang
baik, maka bermanfaat untuk:
ü Memberikan kemudahan dalam pencarian
dokumen
ü Efisiensi, efektivitas tempat, waktu,
tenaga dan biaya
ü Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA
BKN No 18 Tahun 2011
Pengelolaan tata naskah dokumen kepegegawaian
ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata
naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen
kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
Nah untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah
kepegawaian secara efisien dan efektif. Untuk mendukung penyusunan dan
pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS diperlukan adanya :
Prosedur kegiatan / SOP (Standar
Operasional Prosedur).
Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap &
akurat.
Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola
naskah/arsip kepegawaian
Sarana & Prasarana yang digunakan dalam
mengelola arsip kepegawaian.
Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian
yang baik tersebut bertujuan agar:
Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat
dan daerah guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi
secara nasional.
Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi
kepegawaian yang efisien dan efektif.
Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara
lain sebagai:
1. Bukti fisik yang disusun
secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna tugas
2. Instrumen yuridis jika
terjadi sengketa pegawai
3. Bukti akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah
Nah bagaimana sistem pengelolaannya? Kita mengenal
pengelolaan tata naskah dokumen fisik dan tata naskah dokumen digital. Mari
kita uraikan! Apa saja kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem/cara
penyimpanan tata naskah kepegawaian
a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan
dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain.
Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara
langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan
dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data
fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada
Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan
kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik
Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan
migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju
file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian
(scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file
image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah
kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM
yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang
akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik
internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari
berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data
konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang
menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam
penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital
memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian
informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena
sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan
dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data
digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan
pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data
konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat
penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan
back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan.
Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat
dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data
akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk
dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data
digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital
sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses
terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data
digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data
digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan
materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik
bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang
tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak
cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik
hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang
mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang
lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan
steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti
identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah
suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi
jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
C. PROSEDUR PENGELOLAAN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN
Nah bagaimana Prosedur/Tahapan dalam pengelolaan tata naskah
kepegawaian? Di atas tadi katanya harus ada pedoman dalam pengelolaan tata
naskah kepegawaian, salah satunya yang perlu diperhatikan yaitu SOP
(Standart Operating Procedure) dalam mengelola dokumen administrasi kepegawaian
meliputi
a. Jenis dokumen yang disimpan
a. Kartu
Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.
b. Dokumen
Kepegawaian Perorangan (DKP).
c. Nota
Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN
d. SK Pengangkatan
CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yg
diterbitkan oleh instansi.
Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.
e. dll
b. Prosedur pencatatan dokumen
Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan
dalam bentuk dokumen fisik meliputi verifikasi dan validasi.
c. Prosedur penyimpanan dokumen
2. Menyusun tata Naskah ke
dalam lemari sesuai urutan NIP
3. Menyimpan tata Naskah ke
dalam lemari sesuai urutan NIP
4. Membuat laporan
d. Prosedur pemeliharaan dokumen
1. Melakukan
inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal retensi
takah dan membuat laporan
2. Jika terjadi
mutasi di lingk, BKD Kab/Kota/Prov tata naskah
pegawai ybs
dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.
3. Mengendalikan jumlah
dan isi takah secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman
& pengembalian tata naskah
4. Memperpanjang
usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan
membersihkan lemari takah
e. Prosedur pelayanan informasi
dokumen
1. Unit kerja yang akan meminjam
dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah.
2. Blanko peminjaman harus
disetujui oleh pejabat eselon II.
3. Jangka waktu peminjaman
paling lama 5 (lima) hari kerja.
D. JENIS-JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN
1) Formasi Pegawai
2) Penerimaan Pegawai.
3) Pengangkatan Pegawai.
4) Pembinaan Karir Pegawai
5) Penyelesaian Pengelolaan
Keberatan Pegawai.
6) Mutasi Pegawai.
7) Administrasi Pegawai.
8) Kesejahteraan Pegawai.
9) Proses Pemberhentian
Pegawai/Pensiun.
10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13) Data Kepegawaian.
14) Dokumentasi Kepegawaian.
15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.
MENYUSUN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK:
Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1. Menjaga kerapihan
penyimpanan;
2. Menjaga kebersihan tempat
penyimpanan;
3. Menjadi Petugas yang terampil
dan terdidik;
4. Menciptakan sistem arsip yang
mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip,
melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen
arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS,
hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik
KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN
(Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami
(KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi
12) DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13) KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan
(Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara
Pemeriksaan;
17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK
Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari
perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara
(CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/
Kursus dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27) Data / Mutasi keluarga PNS;
28) Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali
dalam jabatan organik
29) Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua)
lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS
yang Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK
Pemberhentian sebagai PNS;
BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA TIAP SKPD/UNIT KERJA
1) Daftar Kepemilikan Kartu
TASPEN
2) Daftar Nama Pejabat
Struktural
3) Daftar Nama Pejabat
Fungsional
4) Daftar Cuti Pegawai Negeri
Sipil
5) Buku Penjagaan Kenaikan
Pangkat (KP)
6) Buku Penjagaan KGB PNS
7) Daftar Kepemilikan KARIS /
KARSU
8) Daftar Kepemilikan KARPEG
9) Daftar Kepemilikan Kartu
Asuransi Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah
11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas
Belajar
15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas
Lainnya
16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
DAFTAR PUSTAKA
http://buk.ub.ac.id/about/Metode-Penanganan/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar