TUGAS
PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
PENYUSUN :
BUDI IRFANSYAH
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TARAKAN
KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN AJARAN 2017/2018
KATA PENGANTAR
Makalah ini telah saya susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan tugas ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan tugas ini.
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca sebagai bahan penyempurnaan dalam makalah ini.
Akhir kata kami berharap semoga tugas ini dapat memberikan manfaat maupun inspirasi pembaca.
Tarakan, 31 Agustus 2017
Penyusun,
Budi Irfansyah
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i
KATA PENGANTAR....................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................... iii
A. Pengertian Administrasi ........................................................................... 1
B. Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli............................................. 2
C. Fungsi Administrasi Kepegawaian ........................................................... 3
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ 7
A. Pengertian Administrasi Kepegawaian
Pengertian administrasi kepegawaian – Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang telah di tentukan sebelumnya.
a. Berikut ini Fungsi Teknis dari Administrasi Kepegawaian
Pada dasarnya administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi diantaranya fungsi manajerial dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan dengan menggunakan pikiran,misalnya seperti: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Sedangkan fungsi teknis berkaitan dengan berbagai macam kegiatan yang dilakukan menggunakan fisik misalnya seperti: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan.
b. Dan inilah fungsi umum dari administrasi kepegawaian
Perencanaan pegawai, dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan berbagai macam kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan dari perubahan yang terjadi dan persediaan pegawai yang sudah ada. Perencanaan pegawai merupakan hal yang sangat penting, sebab dapat membantu suatu perusahaan atau organisasi dalam menentukan sumber yang di butuhkan serta dapat membantu menentukan apa saja yang bisa dicapai dari sumber yang tersedia.
Pengorganisasian kepegawaian, yaitu menggolongkan, menetapkan dan mengatur berbagai macam aktivitas atau kegiatan yang dianggap sangat penting, misalnya seperti menetapkan tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga pegawai yang bekerja di dalamnya dapat saling bekerja sama tentunya supaya dapat mempermudah dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. Baca juga artikel tentang: Pengertian administrasi secara sempit dan luas.
Pengarahan pegawai, banyak sekali teori dan keyakinan mengenai memotivasi pegawai, secara keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang apa yang dapat motivasi. Jadi sangat sulit bagi perusahaan atau organisasi untuk sampai kepada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan para pegawainya. Selain itu bagi perusahaan atau organisasi dengan skala apapun itu, membuat analisis secara mendalam mengenai apa yang dapat memotivasi setiap tenaga kerjanya adalah tidak praktis, tetapi terdapat aturan-aturan yang praktis yang bisa diikuti setidaknya untuk dapat membantu memotivasi para pegawainya dan tentunya meningkatkan kepuasan kerja, diantaranya seperti:
• Jelaskan apa itu yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka (pegawai) mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
• Pastikan ada hubungan yang jelas tentang kinerja dan penghargaan serta pastikan juga bahwa setiap hubungan seperti itu dapat di informasikan kepada para pegawai.
• Perlakukan semua pegawai secara adil dan penilaian mengenai kinerja harus obyektif (sesuai dengan fakta yang ada).
• Kembangkan jenis penghargaan yang berbeda-beda, karena tidak semua orang bisa dinaikkan pangkatnya.
• Doronglah semangat sebaik mungkin di dalam lingkungan kerja dan juga kembangkan gaya manajemen yang mudah untuk diserap serta mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungannya.
• Selanjutnya kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan target yang bisa dicapai tetapi dapat terus berkembang.
• Dan perhitungkan seluruh faktor lingkungan dan faktor sosial, misalnya seperti: kenyamanan tempat kerja, sarana kerja, lingkungan kerja, interaksi sosial antar pegawai dan lain-lain. Intinya seluruh faktor yang menjadi sumber ketidakpuasan.
Pengendalian pegawai, pengawasan (controlling) merupakan bagaian dari pengendalian yaitu merupakan suatu proses pengukuran tingkat keefektivitasan kerja dari pegawai dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi. Setiap kegiatan pengawasan (controlling) membutuhkan tolak ukur yang gunanya untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, dalam penilaian kerja hal seperti ini biasanya disebut dengan standar pekerjaan.
B. Pengertian Administrasi Kepegawaian Menurut Para Ahli
Untuk memantapkan pandangan dan pengertian lebih luas mengenai manajemen kepegawaian, akan diberi beberapa definisi menurut pendapat para ahli yaitu :
a. Edwin B.Flippo
Dalam bukunya personel management, mengatakan: “personal management is the planning, organizing directing and controlling of the procurement, development, competation, integration, maintenance, and separation of human resources to the and that individual, organizational, and socieatal objectives are accomlished”.(1988:1.6). (manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemberhentian karyawan, dengan maksud terwujudnya tujuan perusahaan individu, karyawan dan masyarakat).
b. Dale yoder
Personal management is the provision of leadershif and direction of people in their working or amployment relationshif. (1990:11). (manajemen personalia adalah penyediaan kepemimpinan dan pengarahan para karyawan dalam pekerjaan atau hubungan kerja mereka).
c. Andrew f.Sikula
Personel administration is the implementation of human resources (man power) by and withim and enterprise.(1990:11). (administrasi kepegawaian adalah penempatan orang-orang kedalam suatu perusahaan).
C. Fungsi Administrasi kepegawaian
Fungsi adalah kegiatan pokok yang dilakukan dalam suatu perusahaan. Setiap pegawai pada hakikatnya melakukan dua fungsi, yaitu yang pertama fungsi manajerial, dimana kegiatan-kegiatan dilakukan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental); kedua, fungsi operatif (teknis), dimana kegiatan-kegiatan dilakukan dengan fisik.
Kemudian Edwin B.Flippo, dalam bukunya “personel management” mengatakan bahwa fungsi manajemen kepegawaian adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Manajerial
1) Perencanaan
Manajer yang berhasil akan mengerti dan mencurahkan waktunya untuk perencanaan. Perencanaan adalah proses penentuan tindakan untuk mencapai tujuan. Sebelum tujuan akhir perusahaan ditentukan, informasi, khususnya informasi mengenai kepegawaian harus lengkap. Kelengkapan informasi mengenai kepegawaian itu datangnya dari manajer kepegawaian. Sehubungan dengan perencanaan kepegawaian, manajer kepegawaian harus dapat mengajukan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan, antara lain : apa yang akan dilakukan, mengapa dilakukan, dan dimana dilakukan.
Fungsi perencanaan manajemen kepegawaian terutama adalah membantu pimpinan perusahaan untuk memberi informasi yang lengkap dan bentuk nasihat atau saran-saran yang berkaitan dengan pegawai.
2) Pengorganisasian
Sesudah dilakukan perencanaan, tindakan selanjutnya adalah membentuk organisasi untuk melaksanakan tujuan yang telah ditentukan untuk dicapai. Dalam pengorganisasian ini, dibentuk struktur organisasi dan dalam struktur organisasi ini nantinya ditunjukan bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit yang lainnya. Jika perusahaan telah membentuk organisasi yang telah dilengkapi dengan fasilitas tertentu untuk dapat mencapai tujuan perusahaan yang telah ditentukan. Jadi proses pengorganisasian ialah membentuk organisasi, kemudian membaginya dalam unit-unit yang sesuai dengan fungsi-fungsi yang telah ditentukan, dan dilengkapi dengan pegawai serta ditambah dengan fasilitas-fasilitas tertentu. Dalam pengorganisasian ini juga akan ditemukan adanya fungsi-fungsi yang berbeda pada unit-unit organisasi, tetapi mempunyai tujuan yang sama, karena rumitnya hubungan antara unit-unit organisasi serta antara jabatan-jabatan yang ada, maka pimpinan tertinggi (top manajer perusahaan), mengharapkan agar pimpinan kepegawaian dapat member nasihat atau saran organisasi perusahaan secara keseluruhan.
3) Pengarahan
Sesudah diadakan pengorganisasian, maka tahap selanjutnya adalah mengadakan pengarahan. Pengarahan berarti memberi petunjuk dan mengajak para pegawai agar mereka berkemauan secara sadar untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan yang telah ditantukan perusahaan. Pengarahan ini juga sering disebut dengan istilah lain, misalnya penggerakan (actuating), motivasi (motivating), pemberian perintah (commanding), jadi yang ditekankan dalam pengarahan ini adalah agar pegawai bekerja sukarela tanpa dirinya dipaksa dan mau bekerja sama dengan pegawai lainya dalam perusahaan.
4) Pengendalian
Setelah dilakukan perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan, maka fungsi manajerial yang terakhir dari pimpinan kepegawaian adalah fungsi pengendalian. Pengendalian berarti melihat, mengamati dan menilai tindakan atau pekerjaan pegawai, apakah mereka benar-benar melaksanakan pekerjaan sesuai dengan rencana. perlu dibandingkan hasil yang dicapai pegawai dengan hasil target direncanakan. Kalau terjadi penyimpangan dari rencana semula perlu diperbaiki dengan member petunjuk-petunjuk kepada pegawai. Dalam hal ini sengaja dipakai istilah pengendalian (controlling) bukan pengawasan, karena pengawasn merupakan bagian dari pengendalian. Pengawasan berarti mengawasi pegawai yang sedang bekerja, tetapi tidak menilai apakah dia benar atau salah melakukan pekerjaan itu. Sedangkan pengendalian disamping mengamati pegawai, juga turut serta menilai hasil pekerjaan yang dicapai oleh pegawai.
b. Fungsi Operatif Atau Fungsi Teknis
1). Pengadaan
EdwinB.Flippo, dalam bukunya “personnel management” mengatakan : “This first operative function of personnel management is concerned with the obtaining of the proper kind and number of personnel necessary of accomplish organization goals”.(198:1.6).
Jadi fungsi operasional manajemen kepegawaian yang pertama adalah memperoleh jumlah dan jenis pegawai yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi, fungsi ini terutama berkaitan dengan penentuan kebutuhan pegawai dan penarikannya, seleksi dan penempatannya. Penentuan kebutuhan pegawai menyangkut mutu dan jumlah pegawai. Sedangkan seleksi dan penempatan menyangkut masalah memilih dan menarik pegawai, pembahasan formulir-formulir surat lamaran, mengadakan tet psikologis dan wawancara.
2). Pengembangan
sesudah pegawai diterima, kemudian pegawai perlu dibina dan dikembangkan. Pengembangan ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan ketermpilan melalui latihan yang diperlukan untuk dapat menjalankan pekerjaanya dengan baik. Kegiatan ini dianggap semakin penting untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan, dan semakin rumitnya tugas-tugas para manajer. Latihan untuk meningkatkan keterampilan pegawai ini disebut “penataran”. Penataran ini dilakukan melalui dua cara, yaitu pertama, pegawai yang sudah diterima setelah diseleksi, ditugaskan mengikuti penataran. Kemudian cara kedua, pegawai yang diterima langsung ditugaskan bekerja , setelah bekerja beberpa lama, baru ditugaskan mengikuti penataran bidang tertentu.
3). Kompensasi (compensation)
fungsi kompensasi sangat besar bagi pegawai. Kompensasi adalah sebagai pemberian penghargaan kepada pegawai sesuai dengan sumbangan mereka untuk mencapai tujuan organisasi. Kompensasi ini biasanya diterima pegawai dalam bentuk uang yang ditambah dengan tunjangan-tunjangan lain selama sebulan. Kompensasi ini biasanya termasuk gaji bulanan yang diterima sebulan sekali bagi pegawai tetap dalam suatu perusahaan.
4). Integrasi (integration)
Walaupun sudah diterima pegawai, sudah mengembangkannya dan sudah memberi kompensasi yang memadai, perusahaan masih mengalami masalah yang sulit, yaitu: “integrasi”. Integrasi adalah penyesuaian sikap-sikap, keinginan pegawai dengan keinginan perusahaan dan masyarakat. Dalam hal ini integrasi ini pegawai secara individu diminta mengubah, kebiasaan, dan sikap-sikap lainnya selama ini kurang menguntungkan bagi perusahaan, agar pegawai berniat dan mempunyai kemauan yang kuat mengubah pandangannya, kebiasaan, sikap-sikap lain yang perlu disesuaikan dengan keinginan serta tujuan perusahaan.
Maka dengan demikian para manajer dan pucuk pimpinan perusahaan perlu memahami perasaan, tingkah laku dan sikap para pegawai untuk dipertimbangkan dalam rangka pembuatan keputusan berbagai kebijaksanaan perusahaan.
5) Pemeliharaan (maintenance)
Pemeliharaan berarti berusaha untuk mempertahankan dan menigkatkan kondisi yang telah ada. Apa yang sudah diterima dan pernah dinikmati pegawai hendaknya tetap dipertahankan . kalau perusahaan sudah menyediakan kantin untuk melayani makan sebaiknya kantin ini tetap dipertahankan. Contoh lain, jika seorang pegawai telah mendapat mobil dari perusahaan, kalau sampai mobil itu ditarik atau diambil perusahaan, ada dampak terhadap pegawai maupun terhadap perusahaan. Dampaknya terhadap pegawai adalah menurunkan semangat dan prestasi kerjanya, pengaruh terhadap perusahaan adalah membawa kerugian.
6) Pensiun (separation)
Fungsi terakhir dari manajemen kepegawaian adalah fungsi separation. Fungsi pensiun berhubungan dengan pegawai yang sudah lama kerja pada perusahaan. Fungsi utama manajemen kepegawaian adalah menjamin pegawai-pegawai ini akan pension. Sewaktu pension pegawai harus merasa aman. Biasanya perusahaan yang sudah berukuran besar menyediakan dana bagi pegawai yang sudah pensiun.dana pension ini sumbernya dari potongan gaji pegawai yang bersangkutan pada waktu masih aktif bekerja pada perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
secara-umum.html
http://www.gurupendidikan.co.id/administrasi-kepegawaian-pengertian
perumusan-tujuan-fungsi/
https://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi
